Vous êtes dirigeant d’une entreprise et vous projetez de réserver un espace pour accueillir vos collaborateurs le temps d’une journée ? Votre réunion risque de durer plusieurs heures et souhaitez rentabiliser au mieux la location d’une salle ? Dans cet article, nous vous proposons notre vision des choses. Lorsque l’on organise un événement professionnel d’une certaine ampleur, faire vivre une expérience mémorable à ses invités s’apparente à cette cerise hissée sur le haut d’un gâteau. Découvrez 5 raisons valables de louer une salle de réunion à la journée.
Raison n°1 : Une grande souplesse de flexibilité
Embouteillages, train reporté ou annulé, panne de réveil… Réunir plusieurs collaborateurs dans un nouvel endroit, à une heure précise, peut parfois être le fait d’imprévus. La location de salle de réunion à la journée répond parfaitement aux exigences de flexibilité et d’adaptabilité.
Pouvoir jouir de cette opportunité offre une souplesse inégalée. En effet, les entreprises peuvent rebondir en cas de changements de dernière minute dans leur agenda ou à l’évolution de leurs besoins en matière de réunion.
Premièrement, la flexibilité en termes de planning est un avantage majeur. Que vous ayez besoin d’un espace pour une réunion impromptue ou pour un événement planifié longtemps à l’avance, la location à la journée vous permet de laisser de côté la contrainte de « temps ».
Mais pour quel genre de structure est adaptée cette formule ?
- Aux petites et moyennes entreprises qui n’ont pas besoin d’une salle de réunion en permanence, mais seulement pour des occasions spécifiques.
- Aux grandes entreprises et grands groupes qui souhaitent réunir certains collaborateurs et partenaires dans un endroit convivial et intimiste.
Car oui, chez Autre Ambiance, nous proposons des salles de réunions chaleureuses et cosy. Nos espaces offrent une adaptabilité en termes de taille et de configuration. Que vous organisiez une session de brainstorming ou un lancement de produit, il est possible de trouver un environnement qui correspond exactement à vos besoins.
Une salle de réunion capable d’accueillir vos convives durant plusieurs heures doit nécessairement disposer de services et d’aménagements adaptés. Des options de restauration sur place aux équipements audiovisuels de pointe, tout doit être conçu pour faciliter la gestion de votre événement. Laissez-nous entrer un peu plus dans les détails.
Raison n°2 : Bénéficier d’un équipement professionnel complet à volonté
Le matériel à disposition doit figurer parmi les critères principaux lorsque vous recherchez un lieu à louer. Tout espace de réunion qui se respecte doit offrir l’accès à plusieurs équipements technologiques pour dynamiser les prises de parole. En voici les principaux :
- un projecteur de qualité accompagné de son écran de projection ;
- un système de sonorisation clair, avec si besoin, des micros portatifs ;
- un accès Wifi gratuit haut débit ;
- des prises électriques.
Cette commodité est bénéfique pour les dirigeants d’entreprise, qui peuvent ainsi garantir des réunions de haute qualité sans investissements matériels. De plus, un invité a eu un empêchement, il pourra assister à l’évènement en visio et interagir en temps réel sans difficulté.
Mais ce n’est pas tout ! Les salles de réunion louées à la journée offrent souvent un confort supérieur avec des meubles ergonomiques et un design intérieur propice à une ambiance de travail productive. Pour cela, nous devons y retrouver :
- des tables modulables et ergonomiques ;
- des assises confortables ;
- un tableau blanc ou à feuilles mobiles ;
- un éclairage réglable, adapté aux présentations et agréable pour les yeux ;
- un système de climatisation/chauffage avec contrôle de la température.
Ces considérations permettent aux collaborateurs de rester concentrés et engagés pendant plusieurs heures.
Enfin, certains lieux proposent des services complémentaires tels que la restauration (buffet, traiteur) ou la possibilité de faire appel à du personnel d’assistance technique. Ces derniers allègent la charge de travail des organisateurs. Ainsi, vous restez pleinement focalisés sur le contenu et les objectifs de la réunion. L’ensemble de ces critères contribuent à l’image positive que renvoie votre entreprise.
Raison n°3 : Faire bonne impression auprès de ses clients, partenaires ou collègues
Avez-vous songé à l’impact positif que peut avoir une telle décision sur l’image de votre entreprise aux yeux de vos invités ? Une grande salle bien choisie et idéalement équipée envoie un message puissant sur le sérieux et le professionnalisme de votre entreprise.
La première impression est cruciale dans le monde des affaires. Une salle de réunion louée chaleureuse, bien aménagée et dotée d’un bon matériel fait immédiatement bonne impression. Elle reflète la manière dont vous considérez les participants et votre souci du détail. Cela peut s’avérer déterminant dans la construction de relations solides.
Un endroit dans lequel on se sent à l’aise favorise la discussion. Un environnement confortable et fonctionnel aide à maintenir l’engagement et la concentration des participants. Les réunions sont ainsi plus productives et les prises de décision plus éclairées.
Qu’il s’agisse de brainstorming créatif, de présentations formelles, ou de négociations importantes, un espace de réunion de qualité doit être adapté à divers formats et besoins. Utiliser une salle professionnelle démontre que vous êtes prêt à investir dans des ressources de qualité pour vos projets. Votre crédibilité et votre sérieux aux yeux des clients, investisseurs, partenaires ou employés est renforcée.
Raison n°4 : De potentielles économies budgétaires
Comment ça ? Eh bien, aujourd’hui, nous constatons que de nombreuses entreprises se créent et ne disposent pas de bureaux fixes. L’après-Covid a engendré un véritable essor du télétravail et de plus en plus de structures fonctionnent en full remote. La location à la journée élimine donc les coûts fixes tels que le loyer, les charges d’entretien et autres taxes.
En outre, équiper une salle de réunion avec la technologie et le mobilier nécessaires représente un certain coût. En choisissant la location, les entreprises évitent l’investissement initial et l’entretien continu de ces équipements.
Pour approfondir le sujet, découvrez tous les avantages que représente la location de salle pour votre événement professionnel.
Raison n°5 : Louer une salle de réunion à la journée pour se réunir dans un lieu neutre et intimiste
Avoir recours à un espace loué à la journée offre un environnement neutre, un aspect souvent sous-estimé mais essentiel dans certains cas de figure. En effet, la neutralité fait office de cadre idéal pour des discussions objectives, des prises de décisions équilibrées et la résolution de conflits.
Lors de négociations, particulièrement avec de nouveaux clients ou partenaires, se rencontrer dans un environnement nouveau renforce le sentiment d’équité et de respect mutuel. Les salles de réunion externes offrent souvent une meilleure confidentialité que les espaces de bureau habituels. Dans un lieu séparé, les échanges se font à l’abri des oreilles indiscrètes.
