4 à 10 heures par semaine : c’est le temps passé en réunion par près de 68 % des répondants à une enquête menée par LiveCareer1. Si vous exercez en entreprise, les réunions de travail font sûrement partie de votre quotidien. Certains les considèrent comme improductives, trop fréquentes, voire inutiles. Au fond, si la « réunionite » fait couler tant d’encre, n’est-ce pas à cause d’une mauvaise organisation de ces temps d’échange ? À chaque forme de réunion, son objectif, ses caractéristiques et ses participants. Connaissez-vous les différents types de réunions professionnelles ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour organiser et animer des rencontres de travail efficaces.
Les réunions formelles : un type de réunion professionnelle bien codifié
Ordre du jour détaillé, structure rigoureuse, participants définis, horaires fixés : la préparation d’une réunion formelle est des plus minutieuses. Elle donne lieu à un compte-rendu qui retrace les prises de décision. Son mot d’ordre : efficacité !
La réunion de direction
Aussi appelée CoDir (pour comité de direction), la réunion de direction joue un rôle clé dans le pilotage de l’entreprise. Évaluation des performances, choix d’objectifs, nominations de membres, orientations générales : de nombreuses décisions stratégiques sont votées durant cette instance. Puisqu’il s’agit d’une réunion formelle, un ordre du jour guide la discussion, souvent animée par le PDG de la société.
L’idée ? Réunir les directeurs, cadres, managers des différents services pour avoir une vision globale de l’entreprise. La fréquence est variable selon les besoins : hebdomadaire, mensuelle, voire trimestrielle.
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La réunion du comité exécutif
La nuance entre CoDir est ComEx peut être fine pour les non-initiés. D’ailleurs, dans certaines entreprises, ces deux instances sont confondues, car les participants sont identiques. Dans d’autres, la distinction se fait surtout sur le caractère restreint des intervenants au ComEx : directeur général, adjoint, financier, RH, marketing et tous les hauts dirigeants. L’animateur de la réunion est le PDG ou directeur adjoint en son absence.
👉 Le saviez-vous ?
Les termes CoDir ou ComEx désignent à la fois l’instance de l’entreprise formée de ses membres, mais aussi le temps de réunion associé.
Là encore, l’objectif de la réunion est de mener une réflexion stratégique sur des questions essentielles de l’entreprise comme les résultats commerciaux, les indicateurs de performance, et la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise. À la clé ? Une prise de décision rapide, facilitée par le nombre limité de participants.
La réunion du conseil d’administration
Organe collégial, le conseil d’administration est spécifique à certaines sociétés (les Sociétés Anonymes [SA] et aux Sociétés par Actions Simplifiées [SAS]). Ses rôles ? Valider les décisions stratégiques, contrôler le pilotage de la direction et en rendre compte aux actionnaires de l’entreprise 2.
Concrètement, les administrateurs, leur président et leur secrétaire se réunissent à fréquence variable, souvent au trimestre ou au semestre. Le minimum ? Une fois par an pour examiner les comptes de l’entreprise et convoquer une assemblée générale. À la fin de la réunion, un procès-verbal officiel est établi.
L’assemblée des actionnaires
Moment clé pour toute organisation, l’assemblée générale annuelle se tient au moins une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Elle réunit les investisseurs pour discuter de la situation financière, des performances passées et des stratégies futures. C’est l’occasion pour les actionnaires de questionner la direction.
De façon très concrète, le dirigeant adresse une convocation aux investisseurs. Elle doit préciser l’ordre du jour pour que chacun puisse préparer les sujets en amont. Après l’assemblée, un procès-verbal signé et paraphé par les associés constitue la preuve des décisions prises.
👉 Bon à savoir
Une assemblée générale extraordinaire peut aussi être organisée pour les questions qui ne concernent pas la gestion courante de l’entreprise
La réunion stratégique
Souvent, les orientations prises par les entreprises concernent le long terme (5 ans ou plus). Pour faire preuve de flexibilité, des réunions stratégiques rassemblent les dirigeants de la société. L’idée est d’établir une feuille de route qui guidera l’opérationnel pour la réalisation des objectifs fixés par le comité exécutif ou le comité de direction. Le plan d’action n’aura plus qu’à être déployé au sein de chaque service par la suite.
Les réunions informelles : indispensables à la vie de l’entreprise
Ni compte-rendu officiel ni ordre du jour fixe : les réunions informelles sont davantage spontanées. Ce sont les plus courantes en entreprise.
Le brainstorming
Sortez vos tableaux blancs, post-its et marqueurs : l’objectif de ce type de réunion professionnelle est de générer des idées. On parle d’ailleurs de remue-méninge ! Le brainstorming est souvent organisé lorsqu’il faut innover, en particulier dans les secteurs du marketing. Cette réunion se caractérise par : une contribution active de tous, une expression libre, une absence de hiérarchie dans les prises de parole. L’animateur se pose en facilitateur pour faire émerger les propositions des participants. L’objectif final ? Repartir avec des idées prêtes à être explorées davantage ou utilisées.
La réunion de formation
Elle est parfois très frontale. Pourtant, la réunion de formation se veut collaborative. L’objectif est l’acquisition de nouvelles compétences ou connaissance. Elle est donc généralement organisée à plusieurs étapes clés de la vie d’un salarié :
- Son onboarding (intégration) dans l’entreprise.
- Une montée en compétence ou un perfectionnement.
- Une mise à jour des process, sous forme de formation de groupe.
- Un changement de poste.
Selon les entreprises, ce type de réunion peut être animé par un formateur de métier ou un opérationnel. En règle générale, l’accent est mis sur le caractère interactif des échanges et le partage de connaissances.
La réunion de résolution de problèmes
La plupart des collaborateurs aimeraient s’en passer, mais elles sont inévitables. Parfois, des obstacles inattendus empêchent la bonne progression des projets de l’entreprise. Il faut donc agir. Ce type de réunion professionnelle rassemble les membres d’une équipe confrontés à un défi. L’objectif ? Élaborer des actions correctives.
En général, ces réunions « de crise » tentent d’analyser la situation et d’identifier des solutions applicables. Pour ce faire, des outils classiques comme le diagramme d’Ishikawa peuvent être utilisés.
La réunion de mise au point d’avancement
Pour atteindre leurs objectifs, les entreprises fonctionnent souvent en mode « projet ». Régulièrement, il est donc indispensable de faire le point sur la progression des actions menées. Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles, ces réunions impliquent un large éventail de participants : chef de projets, fonctions métier, etc.
Parfois, un tour de table est effectué : chacun peut s’exprimer sur ses réalisations, le respect du planning et ses éventuels besoins. À l’issue de ce type de réunion d’équipe, les missions de chacun ou les dates d’échéance peuvent être redéfinies.
Vous l’aurez compris, connaître les différents types de réunions professionnelles est essentiel pour organiser des échanges productifs. Qu’elles soient formelles ou informelles, des rencontres efficaces contribuent à la réussite de l’entreprise.
Sources :
