En 2024, le marché de l’événementiel d’entreprise et du tourisme d’affaires est plus dynamique que jamais. Après une période de crise sanitaire qui a fait la part belle aux événements digitaux, puis hybrides, c’est le retour en force des rencontres en présentiel. Pour 69 % des sociétés, les séminaires physiques sont avant tout appréciés pour les moments de convivialité qu’ils insufflent à une équipe. Mais pour que l’alchimie opère, il est indispensable de concocter un programme aussi intéressant qu’équilibré. Le déroulé d’un séminaire d’entreprise doit alterner temps de réunion, d’échanges et de détente, le tout avec une organisation à la minute près, ou presque. Voici tous nos conseils.
Les dernières préparations du jour J
Normalement, un check-up complet aura été effectué la veille du séminaire. Toutefois, veillez à prévoir un temps avant l’arrivée des convives pour les dernières préparations. Vous pourrez passer en revue les différents équipements avec une minutie exemplaire :
- Vérification des appareils audiovisuels et de la sonorisation.
- Organisation des transports ou navettes.
- Dernier briefing des équipes (comme les agents de sécurité du parking, qui doivent disposer d’une liste des invités, par exemple).
- Présence des badges à l’accueil.
- Approvisionnement des stands de boisson, viennoiseries.
- Etc.
Un événement ne vient jamais sans son lot d’imprévus de dernière minute. Tenez-en compte ! Tout est fin prêt pour accueillir les participants ? La journée de séminaire peut commencer.
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L’arrivée des participants sur le lieu du séminaire
C’est un moment clé : l’accueil doit être chaleureux et organisé, pour mettre immédiatement à l’aise chaque convive. Les participants se voient remettre leur badge nominatif avant d’être orientés vers des espaces dédiés. Vous pouvez par exemple opter pour un café de réception le temps que l’ensemble des invités arrivent. Le but de ce moment est simple, mais crucial pour la suite de la journée de séminaire : instaurer une atmosphère conviviale et dynamique.
La présentation du déroulé du séminaire d’entreprise
Il est temps d’accueillir formellement les participants avec un message de bienvenue chaleureux. Profitez de cet instant pour partager l’agenda de la journée. Mettez en avant les temps forts et les objectifs de chaque moment. Votre programme de séminaire doit être intéressant avec un soupçon d’originalité pour susciter l’intérêt des collaborateurs présents. Attention toutefois ! Ce temps de présentation doit rester concis. L’idée est de captiver l’audience sans tarder, en allant droit au but. Rapidement, invitez les participants à passer à l’action pour que l’enthousiasme ne s’essouffle pas dès les premiers instants.
La première session de travail : les conférences
Généralement, les réunions de travail du matin sont en fait consacrées aux conférences et discours d’intervenants. Ces présentations sont stratégiquement positionnées à un moment de la journée où l’attention des participants est à son pic. Bien sûr, les conférences doivent être de qualité et rythmées. Évitez d’abuser des présentations de type « PowerPoint » au risque de perdre l’auditoire. Les allocutions doivent dans l’idéal être dynamisés par des temps d’interaction. L’idée est de favoriser l’échange, la participation active et l’engagement de chacun.
La pause déjeuner : un moment convivial
Le temps du repas est loin d’être une simple pause dans la journée. Voyez ce moment comme l’occasion de rêver de créer des instants de convivialité. En fonction du nombre de participants et de l’ambiance souhaitée pour votre séminaire d’entreprise, vous pouvez faire appel à différents prestataires. Pour l’apéritif, pourquoi ne pas prévoir l’intervention d’un mixologiste pour réaliser des cocktails surprenants ? Le déjeuner en tant que tel peut être servi sous forme d’un buffet varié préparé par un traiteur renommé. Ce format est parfait pour favoriser les échanges informels. Si la qualité de la table est essentielle, ne prenez pas de retard sur l’horaire. En règle générale, 12 h 30 est un timing qui fait consensus pour se restaurer.
La deuxième session de travail : le brainstorming
Après le repas, il faut remobiliser l’ensemble des participants. L’instant peut être critique. La digestion est à l’œuvre : évitez donc de proposer un discours frontal ou une conférence trop longue. L’idéal ? Des ateliers de réflexion sous forme de brainstorming. Pour cela, invitez les collaborateurs à se diviser en petits groupes (ils peuvent être constitués par tirage au sort, de façon ludique, par exemple) dans des salles de réunion. Le travail en équipe est propice à la créativité. De quoi faire émerger des idées novatrices en lien avec la thématique du matin. L’objectif est de repartir avec des plans d’action concrets pour l’entreprise.
L’activité de team-building
Pour des raisons de chronobiologie, ce moment arrive en fin d’après-midi. Pourtant, le team-building est un temps phare du séminaire d’entreprise. C’est l’occasion de renforcer les liens entre collègues et de stimuler l’esprit d’équipe à travers des défis ludiques et collaboratifs. L’instant d’une activité savamment sélectionnée, chacun pourra sortir du cadre formel et se détendre. Ateliers créatifs, jeux de stratégie, épreuves sportives… Les idées ne manquent pas, mais l’objectif reste le même : encourager la communication et la synergie au sein du groupe. S’il s’agit de l’activité favorite des salariés lors d’un séminaire, c’est aussi parce qu’elle permet de réunir l’ensemble de l’équipe en faisant, le temps du jeu, tomber les barrières hiérarchiques.
La soirée ou le cocktail de séminaire pour clore la journée d’étude
En fonction de vos contraintes logistiques, le séminaire peut se clôturer avant ou après un cocktail dinatoire. Les nécessités de transport ou l’absence d’hébergement contraignent parfois les participants à quitter le lieu de la rencontre. Toutefois, la soirée est un moment fort apprécié. Elle peut se matérialiser par un diner suivi d’animations. Cette atmosphère détendue est également l’occasion idéale pour déployer un questionnaire d’évaluation. Recueillir les impressions et suggestions des collaborateurs à chaud permet d’appréhender la valeur réelle du séminaire. Vous pourrez ainsi envisager les ajustements nécessaires pour les futures éditions.
La réussite d’un séminaire d’entreprise repose sur une planification méticuleuse et un déroulement fluide. Le programme de la journée doit offrir un savant équilibre entre travail et détente.
