Malgré sa mauvaise réputation, une réunion bien préparée en amont et animée de façon efficace peut se révéler un très bon outil au sein de l’entreprise. Elle se doit constructive et son but premier est de faire avancer un dossier ou un projet. Nous vous donnons toutes les clés pour réussir votre réunion.
Quels participants pour réussir une réunion ?
Vos invités ne doivent pas se sentir spectateur comme le vive la plupart des employés lors d’une réunion. Vous devrez limiter le nombre d’invités si vous souhaitez que tout le monde puisse s’exprimer et échanger.
Il vous faut donc bien choisir les participants et quel rôle ils auront le jour de cet évènement.
La communication en amont
Une réunion se prépare en équipe. Vous devez communiquer suffisamment à l’avance, un ordre du jour précis à vos participants. Demandez-leur, si besoin, de réfléchir à certains points qu’ils aimeraient aborder ou à certaines questions. Vous gagnerez du temps le jour J.
Le lieu et le timing
Choisissez de préférence un lieu calme pour vos participants et un horaire facile. Nous vous invitons à lire « Qu’est-ce qu’un lieu évènementiel idéal ? » et ainsi trouver l’espace réceptif qui répondra à vos attentes. Pour être efficace, vous devez vous tenir aux horaires. Trop de réunions commencent avec 10 minutes de retard et se prolongent dans le temps. Vous devez respecter le timing et la prise de parole de chacun. N’hésitez pas à utiliser un timer ou un sablier.
L’animation pour réussir une réunion
Une réunion doit être menée de manière dynamique et efficace. Il faut donc structurer et impliquer chacun des participants. Commencer par rappeler l’ordre du jour. Animer votre réunion et recentrer les échanges si besoin. Incitez les convives à s’exprimer et à encourager les discussions. Soignez votre conclusion et n’oubliez pas de transmettre, ultérieurement, un compte rendu de votre réunion et les actions à mener.
L’innovation
Changez votre façon de vous réunir.
Organisez un team building et réunissez vos collaborateurs autour d’une animation fédératrice.
Essayer la réunion « Walk to Talk » qui consiste à échanger tout en marchant. Un booster de la créativité à limiter aux petits comités. (6 personnes)
Testez le « World café ». C’est une pédagogie active qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances et d’idées, en vue de créer un réseau d’échanges et d’actions. Les participants débattent en petit groupe sur une question donnée. À intervalles réguliers, les participants changent de table. Un hôte reste à la table et résume la conversation précédente aux nouveaux arrivés. Une fois terminé, les idées sont synthétisées et transmises à l’ensemble du groupe. (+ de 10 personnes)
