Un séminaire de type World Café est basé sur l’intelligence collective. Il permet d’explorer une thématique en groupes de taille très variable. C’est un séminaire d’entreprise qui débouche sur des idées novatrices. Voyons comment réussir un World Café dans un contexte de distanciation sociale : principes et conseils pratiques.
Principes d’un séminaire World Café
Il s’agit de créer un climat de confiance et de convivialité pour faciliter les échanges entre participants. L’espace est organisé en tables autour desquelles les participants sont invités à discuter, débattre et faire émerger des propositions. Plusieurs sessions sont organisées afin de permettre aux participants :
- de changer régulièrement de table
- d’échanger les idées d’une table à l’autre
- de compléter les idées des uns avec celles des autres (principe de pollinisation visant à l’intelligence collective)
Répartis en groupes de 4 à 5 personnes par table, les participants disposent de 15 minutes pour imaginer les réponses à une question. Ils changent de table toutes les 15 minutes. Par table, Un hôte explique et résume aux nouveaux arrivants les points soulevés par les groupes précédents. Cela permet aux nouveaux participants d’apporter leurs idées à la question posée. Et ainsi de suite.
La fin de session est une restitution collective. L’ensemble des réponses est organisé pour alimenter le projet et produire une feuille de route. Ce type de séminaire est approprié pour générer l’engagement sur un projet. La diversité des participants crée la richesse des productions.
Conseil n°1 : choisissez un environnement adapté
Louer une salle de réunion est une excellente option pour organiser un World Café. L’ambiance du lieu est en effet très importante car elle doit favoriser les échanges et le confort des participants.
Veillez à la configuration de l’espace et à son plan de circulation. Vous devez disposer de plusieurs salles avec de petites tables suffisamment distantes pour favoriser les échanges en petits groupes et des déplacements fluides. Le matériel est très simple : feuilles de papier et stylos sur les tables, affichage au mur pour les propositions collectives
Dans le contexte de distanciation sociale, optez pour une location de salle de réunion écoresponsable et bien aérée, préservant ainsi la santé et le bien-être de tous les participants dans un contexte covid.
Conseil n°2 : formulez clairement le thème du séminaire
Comme pout tout séminaire, la clarté du thème est indispensable. Le sujet doit être défini de façon simple en amont et décliné en sujets à approfondir lors des différents tours de table. Les participants se livreront à un puissant brainstorming sur le thème et les sujets que vous aurez formulé.
Assurez-vous que le thème soit clair pour chacun des participants. Ainsi, ce séminaire très qualitatif aboutira sur des propositions concrètes.
Conseil n°3 : constituez des groupes diversifiés
L’interactivité est au cœur du World café. La réussite de son déroulement repose sur la sélection de profils diversifiés mais avec un centre d’intérêt commun sur le sujet. Des groupes de 12 à 20 participants sont efficaces pour bénéficier d’un afflux continu d’idées.
N’oubliez pas qu’il s’agit d’une réunion de travail. Plus il y aura de personnes, plus il faudra de temps pour que le séminaire soit concluant. Un World café peut donc se dérouler sur une demi-journée, une journée ou en soirée, selon vos besoins.
Conseil n°4 : soyez attentif au choix du lieu et à l’organisation
Le World Café, comme n’importe quel autre évènement professionnel, exige une bonne organisation :
- la présence d’un maître de séance qui dirige les discussions
- la présence d’hôtes de table qui tiennent chacun une table de 4 à 5 personnes maximum
- et finalement les membres actifs qui génèrent des idées et changent régulièrement de tables
L’animation d’un séminaire d’entreprise comme le World Café exige une très bonne organisation, et plus vous y attacherez d’importance, meilleure sera la qualité des échanges.
Brainstorming, organisation et lieu adapté
La réussite d’un évènement professionnel, et désormais écoresponsable, comme un World Café tient en trois expressions : brainstorming, organisation dans un lieu adapté.
Les échanges entre participants sont basés sur l’écoute, l’égalité (du temps de parole et des propositions), la créativité et le partage des idées : c’est le brainstorming.
Une bonne organisation sera un facteur certain de succès. Dès le départ, pensez au lieu le mieux adapté à vos participants età votre thème. Du lieu dépendra l’ambiance conviviale et exigente indispensable à un World Café. La mission de AUTRE AMBIANCE est d’organiser votre séminaire à Bordeaux.
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