La configuration pour une réunion est primordiale. De nombreux styles sont proposés et vous ne savez pas lequel choisir ? Nous allons donc vous aider à trouver la disposition idéale en fonction de votre événement.
La configuration d’une salle de réunion : les choses à savoir
Lorsque vous décidez d’organiser un événement professionnel, votre objectif est de transmettre un message à votre auditoire. À cet égard, la configuration impacte indéniablement sur le ressenti de vos invités. Dans notre article sur les avantages d’une salle de réunion modulable, vous trouverez la configuration idéale pour votre événement !
Vous devez réfléchir à la disposition de l’espace en pensant au confort de chaque participant. Vérifiez tout d’abord que l’espace que vous louez bénéficie d’un grand vestiaire. Une fois débarrassés de leurs manteaux, sacs, valises, casques et autres effets personnels non indispensables, ils seront libérés et ainsi plus réceptifs.
La surface de la pièce, le nombre d’invités, le statut des participants et le type d’évènement influent sur la configuration à privilégier.
Préférez une salle un peu plus grande si vous avez des éléments merchandising à disposer. Dérouleurs, tables pour présentation de collections…
La configuration en style conférence pour une réunion
Cette installation est idéale pour une réunion en petit comité. Ne dépassez pas 10 personnes sinon l’interactivité ne sera pas optimum. Lorsqu’un animateur mène la réunion ou que vous avez une présentation sur écran, vous choisirez une table rectangulaire. Chaque convive aura ainsi, une vue parfaite !
La table ovale permet d’optimiser les interactions, c’est pourquoi elle est adaptée pour les comités de direction. Voici d’autres avantages que présente cette disposition :
- Un sentiment d’égalité entre les participants. Symboliquement, tous ont la même place. Cette variable peut encourager le libre partage d’opinions.
- La cohésion de groupe. Le fait d’être assis ensemble renforce un sentiment de cohésion et d’unité parmi les participants.
- Une prise de décision facilitée ? Chez Autre Ambiance, on pense que oui. Dans un cadre où une décision collégiale est nécessaire, cette configuration peut faciliter le consensus ou la prise de décision.
La disposition en style tables en U
Comme indiqué, les tables forment un U. Les participants se font face, ce qui est idéal pour une vingtaine de personnes et pour une présentation sur écran. N’oubliez pas de laisser un minimum de 1 mètre derrière chaque convive afin de faciliter les déplacements. Néanmoins, cette configuration pour une réunion prend beaucoup de place.
L’espace ouvert à l’intérieur du U est idéal pour un ou plusieurs présentateurs. Ils peuvent se déplacer librement, interagir directement avec les participants et utiliser cet espace pour animer la réunion à leur guise (via des démonstrations ou des supports visuels). Cette configuration reprend la plupart des avantages de la précédente.
L’organisation en style théâtre
L’organisation en style théâtre est parfaite pour une présentation sans trop de prise de notes. Elle est idéale pour une conférence ou une assemblée générale, car elle permet également d’accueillir un plus grand nombre de personnes.
Les participants sont tous face à l’écran et au présentateur. Là aussi, pensez à laisser de l’espace entre chaque rang pour faciliter les déplacements. Les principaux avantages de configuration sont :
- L’espace disponible en salle de réunion est maximisé. Ainsi, il est possible d’accueillir le plus de participants possible.
- Le focus sur l’animateur. Tous les regards sont braqués vers lui. Cela en fait d’ailleurs une disposition idéale pour les conférences.
- La fluidité des mouvements. Les allées peuvent être disposées de manière à faciliter la circulation, permettant ainsi des allées et venues rapides.
La configuration en style classe
La disposition en salle de classe est propice pour la prise de notes sur papier ou ordinateur. Il faut prévoir suffisamment de multiprises si celle-ci se fait via informatique. Elle convient également pour des examens.
Une disposition en style « classe » pour une réunion implique des rangées de tables avec des chaises, toutes orientées vers l’avant de la salle (généralement vers un tableau, un écran ou un podium). En résumé, les points forts de cette option sont :
- L’interaction limitée. Eh oui, même si dans vos lointains souvenirs vous étiez peut-être parfois dissipés et bavards en cours. Cette disposition limite les distractions, favorisant une concentration sur le contenu présenté.
- La flexibilité pour les travaux de groupes. Les tables peuvent servir de points d’ancrage pour des sessions de travail en petits groupes, sans nécessiter un réagencement de la salle.
- La prise de notes facilitée. La présence de tables facilite la prise de notes. Cela en fait une configuration idéale pour une formation ou des sessions d’information.
La configuration en style cabaret
Il nécessite beaucoup d’espace puisque les participants sont placés en arc de cercle, donc face à l’écran. Il s’agit peut-être de la disposition la moins plébiscitée. Pourtant, elle confère de nombreux bénéfices.
La disposition en style « cabaret » pour une réunion est caractérisée par des tables rondes, généralement disposées de manière à ce que les participants soient assis autour de la moitié ou des deux tiers de cette dernière. Le reste de la table est orienté vers le devant de la salle. Cela signifie qu’il n’y a généralement pas de participants assis avec le dos à l’avant de la salle.
La version cocktail
Ici, l’espace est libéré pour permettre à vos invités de bénéficier d’un maximum de place. Quelques mange-debout peuvent être installés. Cette configuration est idéale pour recevoir un maximum de convives. De plus, si vous avez une présentation à faire et qu’elle ne dure pas trop dans le temps, votre auditoire pourra rester debout. N’oubliez pas de demander un micro, car, au-delà de 50 personnes, certaines voix ne portent pas suffisamment pour être audibles.
Cette voie est privilégiée lorsque l’on souhaite favoriser au mieux les interactions et la circulation dans une ambiance décontractée. Rien ne vous empêche de disposer un ou plusieurs petits coins avec des places assises. Chez Autre Ambiance, nous privilégions cette configuration pour des vernissages, des lancements de produits, des showrooms…
Quid des salles de réunion atypiques ?
Depuis quelques années, des lieux spécialement pensés proposent aussi de vous réunir dans un salon. Vos convives sont confortablement installés dans des canapés et assises basses. C’est idéal pour surprendre votre auditoire et promouvoir la convivialité. Pour un groupe n’excédant pas 15 personnes, vous pourrez ainsi organiser une réunion marketing, une présentation de nouveautés ou un comité de pilotage.
Cette configuration est de plus en plus plébiscitée car elle casse les codes de la réunion. Concernant l’organisation de votre l’événement, notre article « Planifier une réunion de façon efficace » peut vous intéresser !
Vous en savez maintenant beaucoup plus sur quelle configuration choisir pour un évènement !
