Le confinement et les différentes mesures prises face au COVID-19 nous pousse à revoir la vie professionnelle et le format de nos évènements. Les voyages d’affaires sont fortement réduits et si le télétravail et les réunions virtuelles s’organisent et se généralisent, de nombreuses entreprises appréhendent l’organisation d’une réunion. Nous avons besoin de garder le contact, d’échanger, de se rencontrer et de nouer des liens. Comment transmettre un message dans ces conditions et réunir une équipe importante? Comment garder ce lien? Tout simplement en organisant un événement hybride !
Qu’est-ce qu’un événement hybride?
Il s’agit d’un événement organisé sur un lieu physique et retransmis à une audience en ligne, présente sur un ou plusieurs autres lieux. Vos interlocuteurs peuvent ainsi interagir avec vous. Il peut s’agir de collaborateurs ou de clients.
Vous connaissez certainement l’évènement Keynote réalisé par Apple. Le président de la firme présente les nouveautés de la marque et cette année, les journalistes comme les fans inconditionnels pouvaient suivre cette présentation, confortablement installés dans leurs canapés à l’autre bout de la planète.
Le principe est donc simple : D’un côté, un lieu physique où se réunissent les personnes en charge de transmettre un message et de l’autre, rassembler par groupe ou seul, les destinataires. Et tout ça en simultané!
Tout le monde bénéficie donc de la même information et peut interagir en direct.
L’organisation d’un évènement hybride est adapté à une réunion commerciale, un séminaire, une formation ou une conférence. Il est indispensable pour garder un lien avec vos équipes ou vos clients! Dans notre article « Réussir une formation à Bordeaux« , nous vous expliquons les 3 éléments qui seront les plus importants pour vos invités !
Les avantages d’un événement hybride
Le premier et non négligeable, c’est qu’il permet de toucher un plus grand nombre de personnes. Ainsi vous évitez de multiplier vos interventions. Surtout en ce moment, avec la complexité de réunir tous les participants dans de bonnes conditions.
Il permet de réduire les coûts de votre évènement. La salle de réunion sera plus petite, les déplacements moins nombreux et vous diminuerez ou supprimez les réservations d’hôtels.
Il évite les retardataires. Exit les transports, la circulation, le stationnement…
L’organisation est également simplifiée, vous gagnez donc du temps et évitez le stress!
Dans un souci d’épargner notre planète, il limite votre impact carbone et engage votre société dans des évènements écoresponsables.
La gestion de petit groupe est plus facile, l’équipe en présentiel peut bénéficier d’un service haut de gamme et personnalisé.
Il est plus efficace qu’un événement 100% digital où les participants sont limités par une interaction via un chat. Effectivement, il est important de créer l’adhésion complète des personnes que vous souhaitez toucher.
L’événement hybride semble donc idéal dans le contexte actuel, néanmoins, il demande une certaine organisation pour faire de ce moment une réussite. Plusieurs règles et conseils sont à suivre pour qu’il soit efficace.
Les outils de l’événement hybride
Le lieu physique/La salle de réunion
Pour bien organiser un évènement hybride, il faut commencer par choisir le lieu où se déroule l’évènement physique. Il doit pouvoir accueillir les orateurs et l’équipe technique. Il doit donc être suffisamment grand et fonctionnel. Ainsi, en choisissant un espace dédié aux réunions et évènements professionnels, vous bénéficiez de plusieurs pièces. Une où se tient l’évènement physique et une autre où l’équipe sur place peut se restaurer.
Imaginez un plateau de télévision. Pour capter l’attention, le décor est primordial! N’oubliez pas que vous devez surprendre votre auditoire et capter l’attention. Il est important de privilégier un espace déjà décoré, où règne une atmosphère cosy. Ici aussi, vous limitez vos coûts!
La connexion/Le débit internet
Qui dit événement digital, dit connexion! Effectivement, vous ne pouvez pas vous permettre un bug en pleine présentation. Le temps des coupures est révolu et il n’y a rien de plus agaçant qu’une image qui frise ou son haché. Votre priorité, rechercher un lieu avec la fibre, capable de vous communiquer un test de bande passante. 3 éléments doivent retenir votre attention :
Le débit ascendant indique la quantité de données que votre connexion peut envoyer en une seconde. Le débit descendant indique la quantité de données que votre connexion peut recevoir en une seconde.
En résumé, plus les mesures sont élevées, meilleur est le débit de votre connexion. Évitez une connexion inférieure à 300 Mbps.
- La latence (ping) indique le temps nécessaire aux données pour effectuer un aller-retour entre votre ordinateur et le serveur. À l’opposé, plus le résultat est faible, plus votre connexion est réactive.
Autre Ambiance, votre salle de réunion éco responsable et cosy, vous propose une connexion indispensable soit :
500 Mbps étant bien souvent le maximum!
L’équipe technique
Vous avez besoin d’une équipe technique, d’une caméra HD pour la captation et d’une régie pour la réalisation de l’image diffusée. Pas d’inquiétude, des sociétés spécialisées vous proposent ce service. Elles vous accompagnent pour la diffusion de votre contenu, gèrent les flux vidéos, l’interactivité… Vous avez également la possibilité d’ajouter des fonctions interactives comme le vote, le quizz…
Une fois tous ces points validés, vous pouvez passer à la préparation du contenu comme pour un évènement en présentiel.
Préparer son évènement hybride
Cela paraît évident, et pourtant il faut définir des objectifs quantitatifs et qualitatifs. Combien de participants souhaitez-vous inviter? Quel message souhaitez-vous transmettre? Quels mots clés doivent être retenus? Et comme pour tout évènement, prévoir un questionnaire de satisfaction.
Une réunion ou un séminaire réussi passe par un bon storytelling. Vous devez capter l’attention, rythmer votre journée. Et encore plus avec le digital. Les moments forts doivent être mis en avant et ne pas oublier les temps de pause. Vous devez donc prévoir un présentateur, plusieurs orateurs, créer de l’interactivité avec des questions et pourquoi pas, une animation comme un atelier dégustation de vin virtuel.
Le contenu doit être dynamique et contenir des présentations style PowerPoint, des vidéos, des jingles…Soyez créatif!
Une invitation est toujours la bienvenue. Il faut susciter l’envie à vos invités de participer. Ils peuvent ensuite s’inscrire soit sur une plateforme, soit par téléphone pour créer un premier lien.
Comme pour tout événement ou intervention à l’oral devant un public, il faut s’entraîner et répéter. Dérouler la présentation. Tester le matériel, vérifier la liaison.
Et pour terminer, l’évaluation se fera de façon classique. D’un côté, vous mesurez le taux de présence et d’implication. De l’autre un questionnaire de satisfaction est envoyé par email à chaque participant.
Quel type d’événement organiser?
Pour l’organisation de leur évènement hybride, nos clients nous ont fait confiance pour :
- Une réunion en streaming/visio sur Bordeaux et 18 villes en France et à l’étranger
- Un séminaire France en simultané à Paris, Lyon et Bordeaux
- Une conférence avec plateau télé
- Une formation en distanciel
Vous pouvez également organiser un séminaire interne pour votre force de vente, un lancement national pour vos clients en B to B, un workshop.
Format clé de cette fin d’année, l’événement hybride conserve l’aspect humain et convivial du présentiel. Autre Ambiance, votre salle de réunion éco responsable et cosy à Bordeaux, vous accompagne dans la réalisation de vos évènements hybrides. Expert dans l’organisation d’évènements depuis plus de 15 ans, nous mettons à votre disposition notre espace, notre savoir-faire et les compétences de nos partenaires techniques. Ainsi, vous bénéficiez de la garantie d’un événement hybride réussi!
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