Comment faire pour que chaque réunion soit une étape productive vers le succès de votre projet ? La réponse réside souvent dans la qualité du compte rendu de réunion. Ce document essentiel ne se contente pas de garder une trace écrite des discussions et décisions, il assure surtout la communication continue, le suivi des actions à entreprendre et permet à tous les participants de rester informés et engagés. Ce guide créé par notre équipe vous guidera à travers les différents types de comptes rendus, leur structure, et vous fournira des conseils pratiques pour optimiser votre prise de notes. Bonne découverte !
👉 Brève définition d’un compte rendu de réunion : Un compte rendu de réunion est un document écrit qui résume les discussions, décisions et actions convenues lors d’une réunion. Essentiel pour documenter les processus décisionnels, il facilite la communication interne en assurant que toutes les parties prenantes sont informées et alignées sur les objectifs communs.
Les 3 types de comptes rendus de réunion
Il existe trois principaux types de comptes rendus de réunion, chacun adapté à des besoins spécifiques (Codir, brainstorming, planification de projet…).
- Verbatim. Ce type de compte rendu capture chaque mot échangé lors de la réunion, fournissant une transcription exacte et détaillée. Idéal pour les situations où la précision des propos est cruciale, comme les réunions légales ou techniques.
- Synthétique. Plus concis que le verbatim, le compte rendu synthétique résume les principaux points discutés et les décisions prises, sans entrer dans les détails des conversations. C’est le format le plus couramment utilisé pour les réunions d’entreprise courantes, car il offre une vue d’ensemble claire et rapide des résultats de la réunion.
- Analytique. Ce type de compte rendu va au-delà de la simple documentation des faits et inclut une analyse critique des discussions, offrant des perspectives sur les implications des décisions et les recommandations pour des actions futures. Le compte rendu analytique est particulièrement utile dans les contextes stratégiques où la compréhension des nuances et des sous-jacents est essentielle.
Structure d’un compte rendu de réunion : quelles sont les différentes parties ?
✔️ En-tête. Cette section contient les informations de base telles que la date, l’heure, le lieu de la réunion, ainsi que les noms des participants et du rédacteur du compte rendu.
✔️ Ordre du jour. Avant de détailler les discussions, il est important de récapituler les points qui étaient prévus à l’ordre du jour. Cela donne un cadre et aide à suivre le fil des discussions selon les thèmes prévus.
✔️ Développement. C’est le cœur du compte rendu où chaque point de l’ordre du jour est développé. Les discussions, les arguments échangés, les décisions prises et les actions à entreprendre sont consignés ici, point par point.
✔️Conclusion. Bien qu’il soit recommandé d’éviter le terme “conclusion”, cette partie résume les décisions clés et les actions futures convenues pendant la réunion. Elle donne une vue d’ensemble rapide des engagements pris par les participants.
✔️ Annexes. Si des documents, graphiques, tableaux ou autres ressources ont été utilisés ou mentionnés durant la réunion, ils sont inclus ici pour référence. Cela peut également inclure des liens vers des documents numériques ou des références complémentaires.
Étapes et conseils de rédaction compte rendu
Choisir la technique
Selon le type de réunion et l’information à capturer, différentes techniques de prise de notes peuvent être employées :
- Cornell. Divise la page en deux colonnes, une pour les notes durant la réunion, l’autre pour un résumé post-réunion.
- Grandes lignes. Utilise un système hiérarchisé par points, idéal pour structurer les informations de manière logique.
- Quadrant. Divise la page en quatre pour séparer les tâches, les questions, les idées et les données personnelles.
- Diapo. Chaque diapositive représente un point de l’ordre du jour avec des espaces pour les notes détaillées.
La prise de notes manuelle
La prise de notes manuelle reste une méthode fiable, surtout lorsqu’il est difficile d’utiliser des appareils électroniques. Elle permet une plus grande flexibilité et aide à mieux mémoriser les discussions.
Éviter le mot à mot
Il est important de concentrer l’attention sur les décisions et les points clés plutôt que de transcrire chaque mot. Cela permet de rester engagé pendant la réunion tout en capturant l’essence des discussions.
Avoir un modèle
Préparer un modèle de compte rendu basé sur l’ordre du jour peut grandement accélérer le processus de rédaction. Ce modèle inclurait des sections pré-définies qui correspondent aux points à discuter.
Désigner une personne en charge
Assigner la responsabilité de la rédaction du compte rendu à une personne assure une cohérence et une focalisation tout au long de la réunion. Cette personne doit avoir une bonne capacité d’écoute et de synthèse.
Transcrire avec logiciel d’enregistrement
Utiliser des logiciels de transcription automatique peut aider à capturer les discussions sans omissions. Cependant, ces outils doivent être utilisés comme un complément et non comme une substitution à la prise de notes active.
Mise en forme
La mise en forme du compte rendu doit faciliter la lecture rapide et efficace. Utiliser des puces, des titres, des sous-titres et des tableaux pour organiser l’information de manière claire.
Partager avec les participants
Une fois rédigé et mis en forme, le compte rendu doit être partagé avec tous les participants à la réunion. Cela leur permet de revoir les décisions prises et d’apporter des corrections ou des clarifications si nécessaire.
Découvrez aussi notre article sur les différents formats de réunions.
À quoi servent les notes en réunion ?
Les notes prises lors d’une réunion jouent plusieurs rôles clés qui contribuent à l’efficacité organisationnelle et à la gestion de projet.
- Rendre compte des décisions. Les notes de réunion documentent les décisions prises, permettant une traçabilité et une référence claire pour tous les participants. Cela est essentiel pour éviter les malentendus et assurer que tout le monde est sur la même page.
- Permettre une participation asynchrone. En partageant les notes de réunion, les personnes qui n’ont pas pu assister peuvent rester informées et contribuer à la conversation ou aux actions subséquentes. Cela favorise l’inclusion et l’efficacité, en permettant à tous les membres de l’équipe de participer selon leur propre emploi du temps.
- Favoriser la mémorisation. Prendre des notes aide à consolider la mémoire des discussions et des informations partagées lors des réunions. Les participants sont ainsi aptes à mieux retenir les détails importants et les tâches à accomplir.
- Suivre un projet. Les notes servent également de journal de bord pour le suivi des progrès d’un projet. Elles permettent de voir comment les idées et les stratégies évoluent au fil du temps, facilitant ainsi le suivi des étapes clés et l’ajustement des stratégies en cours de route.
Exemple de compte rendu de réunion
Date : 11 juillet 2024
Heure : 14h00 à 15h30
Lieu : Salle de conférence B, Bâtiment A
Présents : Alice Durand (chef de projet), Marc Lépine (développeur), Sophie Renaud (designer), Jean Petit (marketing)
Absent : Éric Chappelle (ressources humaines)
Rédacteur : Alice Durand
Ordre du Jour
Revue du calendrier du projet
Discussion sur les nouvelles fonctionnalités proposées
Allocation des ressources pour le mois prochain
Divers
Développement
1. Revue du calendrier du projet
Alice a présenté le calendrier mis à jour du projet, soulignant les échéances importantes des prochaines quatre semaines. Les retards potentiels dus à la sous-traitance ont été discutés, et des stratégies d’atténuation ont été proposées par Marc.
2. Discussion sur les nouvelles fonctionnalités proposées
Sophie a introduit les designs des nouvelles fonctionnalités qui ont été bien accueillis par l’équipe. Jean a exprimé des préoccupations concernant l’impact marketing et la nécessité de plus de recherches utilisateur. Il a été convenu de réaliser une enquête auprès des utilisateurs avant la prochaine réunion pour recueillir des données supplémentaires.
3. Allocation des ressources pour le mois prochain
Marc a demandé des ressources supplémentaires pour le développement backend afin de respecter les nouvelles échéances intégrées au calendrier. Alice a promis de discuter de la disponibilité des ressources avec le département des ressources humaines et d’informer l’équipe dès que possible.
4. Divers
Il a été rappelé que la fête annuelle de l’entreprise aura lieu le 30 juillet. Tous sont encouragés à participer.
Actions à Entreprendre
Alice : Vérifier avec le département RH la disponibilité des ressources supplémentaires (Date butoir : 15 juillet 2024).
Jean : Préparer et lancer une enquête utilisateur pour les nouvelles fonctionnalités (Date butoir : 18 juillet 2024).
Sophie : Finaliser les designs en fonction des retours de l’enquête utilisateur (Date butoir : 25 juillet 2024).
Documents Annexés
Calendrier du projet mis à jour
Esquisses des nouvelles fonctionnalités
Plan de sondage pour l’enquête utilisateur
