Organiser une réunion réussie à Bordeaux va bien au-delà de la simple réservation d’un espace. Choisir la salle de réunion idéale, c’est choisir le lieu qui encouragera la productivité, la créativité et la collaboration de votre équipe. Que vous planifiez une réunion d’affaires, une formation ou un événement professionnel, voici les astuces pour bien choisir sa salle de réunion à Bordeaux.
L’accessibilité de la salle de réunion
La première étape est de bien choisir l’emplacement de votre salle de réunion. Il faut que vous optiez pour un endroit qui est facilement accessible. Un lieu qui est proche de toutes les commodités de transport. Les participants doivent pouvoir se rendre facilement au lieu de réunion, que ce soit depuis l’aéroport Bordeaux-Mérignac, depuis la gare Saint Jean ou, s’il s’agit de bordelais avec les transports en commun. Si vos participants se déplacent en voiture, la salle de réunion doit également être proche d’un parking.
Petit cas pratique : marcher 10 min par beau temps ou marcher 10 min sous une pluie battante pour accéder à la salle de réunion ne conditionne pas les participants de la même manière à bien travailler. Dernier point à ne pas négliger, si vous avez du matériel ou des colis à faire livrer, pensez à vous renseigner sur la faisabilité.
Au-delà de l’aspect pratique de réserver un lieu facile d’accès, réservez également un lieu en plein centre-ville. Le centre-ville de Bordeaux étant réputé pour ses nombreux restaurants et activités, pensez-y !
Un espace avec la bonne superficie
La taille de la salle doit être proportionnelle au nombre de participants attendus. Une salle trop grande peut sembler vide et impersonnelle, tandis qu’une salle trop petite peut créer une atmosphère étouffante. Calculez le nombre de participants prévus et choisissez une salle qui offre suffisamment d’espace pour une circulation fluide et des interactions. Si vous prévoyez des activités lors de votre réunion, prenez en compte la taille de votre salle de réunion ; pour une activité de team-building par exemple ou encore d’un workshop. Pour des travaux en sous-groupe, privilégiez un espace avec plusieurs salles.
Les équipements technologiques
Que serait une salle de réunion idéale sans un équipement technologique adapté.
Il faut :
- Une bonne, voire une très bonne connexion internet haut débit, que ce soit via un branchement RJ45 ou une connexion Wifi.
- Un vidéoprojecteur de qualité ou un écran TV suffisamment grand pour que l’ensemble des participants puissent suivre correctement la présentation.
- Des prises de courant bien situées et assez nombreuses sont indispensables pour le bon fonctionnement de la réunion.
Assurez-vous que tout le matériel fonctionne correctement avant le début de la réunion pour éviter des perturbations imprévues et que l’aménagement de la salle permet une connectivité facile et sans encombre. Appuyez-vous sur l’équipe dédiée du lieu dès votre arrivée sur place.
L’ambiance et le confort de la salle de réunion
Choisissez une salle qui reflète l’identité de votre entreprise et qui donne le ton pour votre réunion. Une belle luminosité, des chaises confortables et des tables spacieuses sont autant d’avantages qui transformeront votre salle de réunion en un espace parfaitement adapté. Oubliez les schémas conventionnels des salles de réunion d’hôtels et misez plutôt pour un lieu atypique et cosy afin de surprendre agréablement votre équipe. L’originalité de l’environnement contribuera à stimuler la créativité et la collaboration. Vous créerez également une expérience qui marquera vos équipes.
Les services de restauration
Il est essentiel de ne pas négliger l’aspect de la restauration sur place lors de l’organisation de vos réunions. Prévoyez un accueil avec un petit-déjeuner complet. Il doit se composer de boissons chaudes, de fruits, de jus de fruits et d’une collation avec des produits variés. Ce sera une première expérience positive dès le début de la journée de travail.
Intégrez également des pause-café tout au long de la réunion pour permettre aux participants de se détendre et d’échanger.
Vous pouvez aussi proposez un déjeuner sous forme de buffet, de cocktail ou de déjeuner à l’assiette, si votre réunion dure toute une journée. Il s’agit d’un excellent moyen de créer de la cohésion dans votre entreprise.
La flexibilité des horaires
Les horaires de disponibilité de la salle doivent correspondre à vos besoins spécifiques. Certains événements peuvent nécessiter une salle de réunion pendant des heures non conventionnelles. Assurez-vous que l’établissement offre une flexibilité suffisante en termes d’horaires pour répondre à vos exigences particulières. Si vous souhaitez organiser une soirée pour vos clients ou une soirée de remerciements par exemple.
Établissez un budget clair
Établissez un budget clair pour la location de la salle et vérifiez ce qui est inclus dans le tarif.
Par exemple si vous souhaitez choisir un traiteur qui n’est pas référencé pour la salle de réunion, vous pourrez avoir des frais supplémentaires. Il en est de même pour le thé et le café. Autre exemple : si vous souhaitez avoir une animation particulière, vérifiez avec votre espace de réception si cela n’engendre pas de coûts supplémentaires.
Choisir sa salle de réunion parfaite à Bordeaux est une étape importante pour la réussite de votre événement professionnel. En prenant en compte des facteurs tels que l’emplacement, la taille, les équipements, l’ambiance, les services de restauration, la flexibilité des horaires et les coûts, vous pouvez garantir une réunion positive et efficace pour tous les participants. Prenez le temps de planifier soigneusement chaque détail afin de créer une réunion de travail réussie à Bordeaux.
