Réunion d’équipe : comment la préparer efficacement ?

Préparer réunion d'équipe : conseils et recommandations

Vous aussi, maîtrisez l’art d’organiser une réunion d’équipe réussie. Sachez-le, savoir préparer une réunion d’équipe est une compétence rare. Que vous soyez manager, chef de projet ou team leader, cet article est rédigé sur mesure pour vous. Laissez-nous vous exposer nos recommandations sur la préparation d’une réunion d’équipe.

Organiser une réunion d’équipe : en quoi ça consiste ?

Définition

Organiser et préparer une réunion d’équipe, c’est avant tout créer un espace de dialogue et de collaboration. Il s’agit de réunir des collaborateurs et/ou partenaires autour d’un but commun. Cela se déroule dans un cadre structuré pour partager des informations, confronter des idées et prendre des décisions collectives. Imaginez cela comme une chorégraphie où chaque participant joue un rôle clé, contribuant à la performance globale du groupe.

Pourquoi organiser une réunion professionnelle ?

Organiser une réunion d’entreprise est essentiel pour plusieurs raisons.

  • Premièrement, se réunir permet de s’assurer que tous les membres sont sur la même longueur d’onde concernant les projets en cours et les objectifs à atteindre.
  • C’est également un moyen efficace de résoudre les problématiques complexes grâce à la diversité des perspectives.

En outre, ces réunions de travail renforcent les liens entre collègues. Elles créent naturellement un environnement de travail plus agréable et plus productif.

Les différents types de réunion d’équipe

En entreprise, les réunions d’équipe peuvent prendre plusieurs formes. Chacune dispose d’un objectif et d’une structure distincts. Voici les 5 types les plus courants :

  1. Réunion de brainstorming. Elles visent à générer des idées et des solutions innovantes. La pensée libre et créative est encouragée, et toutes les suggestions sont prises en compte avant d’être évaluées.
  2. Réunion one-on-one. Souvent la plus redoutée par les collaborateurs ! Cette dernière n’implique que deux personnes (généralement un manager et un employé). Elle est déterminante pour le développement personnel, le feedback et la discussion de sujets spécifiques à l’individu.
  3. Réunion de planification. C’est là où l’on définit des objectifs, planifie des projets, élabore des stratégies. Ce type de réunion d’équipe implique souvent la discussion d’échéanciers, de ressources nécessaires, et de répartition des tâches.
  4. Réunion de suivi. De manière périodique, elle sert à informer les membres de l’équipe sur l’avancement des projets. En la planifiant, on s’assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde et on identifie les éventuels problèmes.
  5. Réunion décisionnelle. Ici, Le but principal est de prendre des décisions importantes concernant la direction d’un projet ou l’allocation des ressources, par exemple.

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Préparer sa réunion d’équipe : 3 recommandations essentielles

1 – Définir le lieu, la date, les participants et l’ordre du jour

Alors oui, ça semble évident, mais ça ne l’est pas forcément pour tout le monde (on vous assure). En premier lieu, en fonction de l’objectif de votre réunion d’équipe, questionnez-vous sur les collaborateurs qui doivent y participer. Évitez de surcharger un meeting avec des participants inutiles afin de préserver l’efficacité des débats.

Le lieu de la réunion doit être choisi en fonction de son objectif et du nombre de participants. Dans certains cas, il vous sera nécessaire de louer une salle de réunion à l’extérieur de vos bureaux. Avant de déterminer une date et une heure, il vous faut questionner les participants sur leurs disponibilités.

Lieu pour organiser une réunion d'équipe

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2 – Préparer l’ordre du jour et confier la rédaction du procès verbal

Préparer l’ordre du jour n’est pas une tâche à prendre à la légère. En effet, un ordre du jour bien défini guide le déroulement de la réunion en fournissant une structure et pour les sujets à traiter. Ses avantages sont pluriels :

  • Il aide à maintenir la réunion sur la bonne voie.
  • Il garantit que tous les points importants sont abordés.
  • Il permet de lister chaque participant concerné pour chaque point.
  • Il vous permet d’éviter les hors sujets.
  • Il est le socle de tout plan d’action.

La rédaction du procès-verbal, ou compte rendu, est primordiale. Le procès-verbal est le support de documentation qui doit résumer les sujets abordés durant la réunion d’équipe, ainsi que les différentes prises de parole. Il sert de support d’information pour les membres qui ont été absents. Un tel document est précieux pour les entretiens futurs, permettant une réflexion et une amélioration continue de ces derniers.

En ce qui concerne sa rédaction, vous avez deux possibilités.

  • Vous pouvez désigner un collaborateur à responsabilités pour mener à bien cette tâche. Vous avez confiance en ses capacités rédactionnelles et de synthèse.
  • Vous pouvez désigner un participant de manière aléatoire au début de chaque réunion d’équipe.

3 – Faire en sorte que chacun puisse s’exprimer

Savoir animer est une compétence qui s’apprend. Au cours de la phase de préparation de la réunion d’équipe, il ne faut surtout pas omettre d’accorder un temps de parole de manière équitable. En tant qu’animateur principal, veillez à ce que chaque participant puisse faire part de son opinion sur un sujet s’il se sent concerné. Pour cela, un tour de table peut s’organiser lorsqu’une problématique est soulevée.

Chaque membre de l’équipe apporte une perspective unique, basée sur ses expériences et ses compétences. En permettant à chacun de s’exprimer, vous valorisez ces contributions individuelles. De plus, les meilleures décisions sont souvent le résultat d’une analyse et d’une réflexion collective.

Regardez par le prisme de votre interlocuteur. Quand les membres de l’équipe se sentent écoutés et que leurs opinions sont prises en compte, leur sentiment d’appartenance est renforcé. Cela contribue à une meilleure dynamique de groupe et à un climat de travail plus positif.

Donner la parole à votre auditoire crée un environnement de travail inclusif où chacun se sent valorisé et respecté. Parfois, les idées les plus innovantes viennent de ceux qui parlent le moins.

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