Dans l’événementiel, le choix du lieu est souvent vu comme une étape fastidieuse. De quelle superficie ai-je besoin ? Plutôt en intérieur ou en extérieur ? Est-il suffisamment adapté aux activités ? Est-il rentable financièrement ? Qu’il s’agisse d’organiser un séminaire, un showroom ou une simple réunion, l’objectif principal reste le même : faire passer un moment agréable, et si possible inoubliable, aux invités. Dans cet article, nous allons tenter de vous délivrer la recette parfaite pour vous permettre de dénicher un lieu idéal en considérant vos exigences.
Identifier les besoins de son événement pour affiner ses recherches
D’un projet à l’autre, les besoins peuvent être variables. Quel est son objectif ? Combien de personnes comptez-vous inviter ? Combien de temps vont-ils passer ensemble ? Intégrer tous ces éléments va faciliter votre prise de décision.
Les objectifs attendus
Avant de se pencher sur le choix du lieu, il convient de réfléchir aux objectifs de la manifestation en question. S’agit-il d’un événement à but lucratif ou d’activités visant à renforcer les liens entre vos collaborateurs ? L’environnement que vous sélectionnez doit être en harmonie et en cohérence avec votre proposition.
Voici quelques exemples :
- Si votre objectif est d’organiser une formation, orientez-vous vers un espace qui offre des salles de réunion bien équipées, propices à l’apprentissage.
- Pour un team building, privilégiez un lieu qui propose des activités de plein air, des espaces de détente et des opportunités d’interaction.
- Les conférences nécessitent généralement des salles spacieuses avec du matériel audiovisuel de qualité.
- Une boutique éphémère (ou pop-up store) doit être rentable. Le prix de la location doit être minutieusement étudié.
L’ampleur de la manifestation
La taille de votre événement est un facteur déterminant dans le choix du lieu. Combien de participants attendez-vous ? Est-ce un petit groupe de cadres ou une grande conférence rassemblant des centaines de personnes ? L’estimation du nombre d’invités est essentielle pour sélectionner un lieu adapté. Un espace trop petit pourrait être inconfortable, tandis qu’un environnement trop grand pourrait procurer un effet de vide. Assurez-vous d’estimer de manière réaliste le nombre de personnes que vous comptez convier.
Ces premières préoccupations orientent votre recherche et garantissent que votre location soit une réussite.
Trouver un lieu adapté au type d’événement professionnel
Chez Autre Ambiance, nous considérons plusieurs types de manifestations professionnelles. Chacune à ses codes, ses particularités, ses exigences. Il est primordial de comprendre ces nuances pour choisir un lieu adéquat.
Les séminaires d’entreprise
De manière générale, les séminaires sont axés sur la formation, l’éducation et la collaboration. Il s’agit d’un projet de grande valeur pour les entreprises. Il y a toujours un « avant » et un « après » séminaire.
En priorité, assurez-vous que l’espace sélectionné dispose de salles de réunion adaptées aux présentations, avec des équipements audiovisuels de qualité. Optez pour un endroit où les participants peuvent se réunir en petits groupes pour des discussions et des ateliers. Les sièges confortables et une ambiance propice à la concentration doivent aussi être sur votre liste de critères.
Les activités de team building
Excellente alternative pour renforcer la cohésion d’équipe sans penser aux tracas du quotidien, les activités de team building nécessitent un environnement bien spécifique.
Le choix des activités influence le lieu vers lequel vous devrez vous orienter. Vous pouvez faire le choix d’organiser vous-même les activités ou bien de vous pencher sur une offre plus complète. D’usage, les loisirs en plein air et/ou favorisant l’interaction sont privilégiés.
De plus, des espaces dédiés à la détente sont importants à inclure dans l’équation. Optez pour des options de restauration décontractées (de type buffet) pour favoriser les interactions informelles entre les membres de l’équipe. Pour aller plus loin, découvrez nos 7 conseils pour organiser son team building d’entreprise.
Les formations, les réunions et les conférences
Le cahier des charges pour ces types d’événement professionnels est plus ou moins similaire à celui d’une salle de séminaire. L’infrastructure doit être adaptée à l’apprentissage et à la communication. On doit notamment retrouver un tableau blanc, du matériel audiovisuel et une connexion Internet fiable.
Des assises confortables sont primordiales. Il n’y a rien de pire pour le confort et l’attention que d’être assis sur une chaise de mauvaise facture. Des options de restauration pour les pauses déjeuner et les collations sont importantes pour les réunions qui durent toute la journée. Des espaces de pause pour les pauses café et les discussions entre les sessions de formation doivent aussi être considérés.
Les showrooms, lancements de produits et pop-up stores
L’objectif de ces évènements est de mettre en valeur les produits ou services de votre entreprise. Vous recevez des clients et des partenaires, votre image de marque est en jeu. L’apparence et la décoration du lieu doivent correspondre à l’image de votre marque. Vous devez trouver un prestataire qui vous laisse apporter votre touche personnelle. Pensez, si vous le pouvez, à solliciter les services d’un photographe pour immortaliser les moments phares.
Ici, on s’intéresse principalement à des espaces situés en ville. Ils doivent être facilement accessibles et avoir pignon sur rue.
Que faut-il retenir de tout ça ?
Les critères principaux à prendre en compte lors de la sélection du lieu de votre événement professionnel sont : l’emplacement, le budget, l’infrastructure, l’accessibilité et la flexibilité.
Se rendre sur place ne doit pas être une corvée. Le lieu doit être accessible en voiture ou en transports en commun. Si certains participants viennent de loin et qu’il dure plusieurs jours, il doit pouvoir être en mesure de les loger. Dans le cas contraire, il doit se trouver à proximité d’hôtels ou autres hébergements. L’emplacement géographique est à définir en fonction de votre objectif et du public cible.
Avant de valider un devis, faites un point sur ce qui est inclus dans la location de l’espace. Ainsi, vous éviterez les surprises en discutant de potentiels extras. Votre budget est à définir avant de vous lancer dans les recherches. Voici une liste de questions à vous poser auxquelles ont ne pense pas forcément :
- Peut-on personnaliser l’offre de restauration en fonction des besoins ?
- Y a-t-il un parking gratuit ?
Quelle est la surface des salles de réunion et de combien de chaises disposent-elles ?
- Quelle est la politique d’annulation ?
- Quels sont les horaires d’accès aux différentes options ?
Visiter le lieu de l’événement : l’étape décisive avant le choix final
Ne vous laissez pas berner par les photos attrayantes, visitez le lieu par vous-même. Ainsi, vous pourrez évaluer la propreté, l’ambiance et plus facilement vous projeter. Aussi, rencontrer le personnel est rassurant et permet d’établir une première relation avec le prestataire. C’est aussi l’occasion pour vous de poser toutes les questions qui restent en suspens. Bien entendu, si vous avez le temps, n’hésitez pas à visiter plusieurs lieux pour avoir le choix.
Vous êtes arrivés jusqu’au bout de l’article ? Profitez-en pour découvrir nos 3 lieux d’exception.
Dans votre processus de décision, il est parfois utile d’élaborer un tableau de comparaison pour évaluer chaque lieu en fonction de vos critères. Classez vos exigences par ordre de priorité (emplacement, budget, options, matériel, restauration, flexibilité…). N’oubliez pas de prendre en compte les besoins et les préférences de vos collaborateurs. Leur confort et leur satisfaction doivent être au cœur de votre réflexion.
